Home › Examenvoorwaarden

Examenvoorwaarden Claartje

Versie 2026-10, 3 oktober 2026

Deze voorwaarden gelden als je als organisatie (werkgever, uitzendbureau, opleider of school) via het portaal van Claartje een VCA-examen aanvraagt voor je kandidaten. Ze komen bovenop onze algemene voorwaarden. Waar ze verschillen, gaan deze examenvoorwaarden voor. Vragen? Mail info@claartje.app.

1. Wie doet wat?

• Claartje (Mossmedia BV, KvK 74903640) regelt de aanvraag, de communicatie en de facturatie. Wij zijn jouw aanspreekpunt.
• Het examencentrum neemt het examen af. Wij werken samen met Pontifex Certificatie BV, een door SSVV erkend examencentrum. Het examencentrum stuurt de examenleider, beslist over de uitslag en zet het diploma in het Centraal Diploma Register van SSVV.
• Jij als opdrachtgever meldt de kandidaten aan, zorgt voor de examenruimte en zorgt dat je kandidaten er op tijd en met een geldig ID zijn.

Op het examen zelf gelden ook het examenreglement van het examencentrum en de regels van SSVV. Claartje zelf is geen examencentrum en geeft geen diploma's af.

2. Een examen aanvragen

1. Je vraagt een groepsexamen aan in het portaal: datum, tijd, adres van de examenruimte, de kandidaten en of het een voorleesexamen is.
2. Vraag het examen minstens 5 werkdagen van tevoren aan. Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, zonder officiële feestdagen.
3. Van iedere kandidaat hebben we de voorletters, achternaam en geboortedatum nodig, precies zoals op het identiteitsbewijs. Klopt dat niet, dan kan de kandidaat worden geweigerd of komt het diploma op een verkeerde naam.
4. Een aanvraag is pas definitief als het examencentrum hem heeft bevestigd. Je ziet de bevestiging in het portaal. Tot die tijd kan het examencentrum een andere tijd voorstellen of de aanvraag afwijzen, bijvoorbeeld als er geen examenleider beschikbaar is.
5. Het examen is voor B-VCA in het Nederlands of in een van de andere talen die het portaal aanbiedt. Een voorleesexamen kost niets extra. Voor andere talen of examensoorten: neem contact met ons op.

3. Aantal kandidaten

• We rekenen per examenleider minimaal 8 kandidaten, ook als er minder meedoen.
• Het examencentrum bepaalt op basis van jouw aanmelding hoeveel examenleiders er komen. Komen er veel minder kandidaten dan aangemeld, waardoor er een examenleider te veel is, dan rekenen we voor die examenleider € 80 extra.
• Heb je minder dan 7 kandidaten? Dan is een open examen op een examenlocatie voordeliger. Je kiest dat zelf in het portaal.

4. Kandidaten wijzigen

• Tot 2 werkdagen voor het examen kun je in het portaal kandidaten toevoegen, afmelden en hun gegevens aanpassen.
• Daarna kan dat alleen nog via info@claartje.app. We proberen het dan te regelen, maar kunnen het niet beloven.
• Een wijziging is pas definitief als het examencentrum hem heeft bevestigd.

5. Annuleren

• Een heel examen annuleer je kosteloos tot 2 werkdagen van tevoren, in het portaal.
• Later annuleren kan alleen via info@claartje.app. Dan gelden deze kosten:
• annuleren op de examendag zelf: € 50 administratiekosten;
• kan het examen niet meer op tijd bij SSVV worden afgemeld, en brengt de toezichthouder daarom kosten in rekening: € 155.
• Een kandidaat die zonder afmelding niet komt, telt mee voor het minimum van 8 (zie artikel 3).

6. De examenruimte

• Jij zorgt voor een geschikte ruimte die voldoet aan de locatie-eisen van het examencentrum. Het examen wordt afgenomen op laptops die de examenleider meeneemt, samen met een eigen internetverbinding. De belangrijkste eisen:
• per kandidaat een werkplek van minstens 50 × 70 cm;
• naast elkaar minstens 150 cm tussen de schermen, gemeten van midden tot midden, anders een tussenschot. Kandidaten mogen elkaars scherm niet kunnen lezen en geen fysiek contact met elkaar hebben;
• een eigen tafel en stoel voor de examenleider, met zicht op alle kandidaten en schermen, en een tafel en stoel voor een eventuele toezichthouder;
• genoeg loopruimte, zodat de examenleider iedereen ongehinderd kan bereiken en wie klaar is de ruimte kan verlaten zonder anderen te storen;
• jassen, tassen en communicatiemiddelen zoals telefoons blijven buiten de examenruimte. Is er geen plek om ze op te bergen, dan worden ze bij de examenleider ingeleverd; telefoons eerst uitgezet.
• De volledige richtlijn met goedgekeurde opstellingen sturen we je op verzoek toe.
• De examenleider moet een halfuur voor de start de ruimte in kunnen. Een eventuele training moet dan klaar zijn en de kandidaten moeten de ruimte uit zijn. De examenleider wijst de plaatsen toe.
• Voldoet de ruimte niet, dan mag het examencentrum het examen niet laten doorgaan. De kosten daarvan zijn voor jouw rekening, zoals bij annuleren op de examendag.

7. Op de examendag

• Iedere kandidaat neemt een origineel en geldig identiteitsbewijs mee. Een kopie of een verlopen document wordt niet geaccepteerd. Geldig zijn:
• een paspoort;
• een identiteitskaart uit de EU (of een ander land van de Europese Economische Ruimte);
• een Nederlands rijbewijs (een buitenlands rijbewijs telt niet);
• een verblijfsdocument dat de Nederlandse overheid heeft afgegeven.
• Zonder geldig ID mag het examencentrum de kandidaat weigeren. Wie te laat komt, kan ook worden geweigerd. Een geweigerde kandidaat telt als deelnemer en wordt gefactureerd.
• In de app van Claartje ziet de kandidaat de datum, het adres en wat hij of zij moet meenemen, plus de extra informatie die jij bij de aanvraag invult.

8. Uitslag en diploma

• Het examencentrum streeft ernaar de uitslag de volgende werkdag bekend te maken. Je ziet de uitslag in het portaal.
• Geslaagde kandidaten krijgen een digitaal diploma en een digitaal pasje, en staan in het Centraal Diploma Register van SSVV.
• Wil je een gedrukt diploma of een plastic pasje? Dat kan tegen een toeslag. Vraag het ons.
• Is een kandidaat gezakt, dan kun je een nieuw examen aanvragen. Dat is een gewone, nieuwe aanvraag. De kandidaat houdt intussen zonder extra kosten toegang tot de app: tot 3 maanden na het examen, en is het herexamen gepland, tot 2 weken daarna.
• Bezwaar tegen een uitslag of inzage in het examen gaat via het examenreglement van het examencentrum. We helpen je daarbij.

9. Prijzen en betalen

• Je betaalt per kandidaat die deelneemt, met het minimum uit artikel 3 en de kosten uit artikel 5 en 6. Alle prijzen zijn exclusief btw.
• De prijzen per kandidaat:

• Een voorleesexamen kost niets extra. Een digitaal diploma en een digitaal pasje zijn inbegrepen.
• Staat er in je offerte een andere prijs, dan geldt de offerte.
• We factureren na het examen. Betalen binnen 14 dagen na de factuurdatum.
• Verhoogt het examencentrum of SSVV zijn tarieven, dan mogen wij onze prijzen ook aanpassen. We laten je dat vooraf weten.

10. Persoonsgegevens

• Je meldt alleen kandidaten aan die je vooraf hebt laten weten dat hun voorletters, achternaam en geboortedatum voor de examenaanmelding met het erkende examencentrum worden gedeeld. Dat bevestig je bij iedere aanvraag. Voor deze gegevens ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.
• Wij delen alleen wat nodig is voor het examen: voorletters, achternaam, geboortedatum, taal en of het een voorleesexamen is.
• De geboortedatum wissen we uit Claartje uiterlijk 30 dagen na een geslaagd examen, en anders 12 maanden na het laatste examen.
• Het examencentrum bewaart de examengegevens volgens de regels van SSVV.
• Verder geldt onze privacyverklaring.

11. Als het examen niet doorgaat

• Het examencentrum kan een examen afzeggen door overmacht, bijvoorbeeld:
• ziekte van de examenleider;
• storingen;
• onderhoud aan het systeem van SSVV.
• Dan plannen we zo snel mogelijk kosteloos een nieuw moment in. Meer vergoeden we niet.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor de uitslag van een examen, of voor schade doordat een kandidaat niet op tijd een diploma heeft. Onze aansprakelijkheid voor een examen is beperkt tot het factuurbedrag van dat examen.

12. Wijzigingen

We kunnen deze examenvoorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als het examencentrum of SSVV de regels verandert. Voor een examen dat al bevestigd is, gelden de voorwaarden van het moment van aanvragen. De versie waarmee je akkoord ging, slaan we bij je aanvraag op.